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2.4.2021

5 Tipps für bessere Wartungsverträge

Wann es sinnvoll ist einen Wartungsvertrag zu schließen - und was dann geregelt werden sollte.

Dr. Steffen Albrecht

Wartung ist häufig sinnvoll, manchmal geboten

Auf den ersten Blick sind es keine spannenden Tätigkeiten: Teile auf Verschleiß und Funktionsfähigkeit prüfen, Öl nachfüllen, Komponenten ersetzen oder Software updaten.

Wer bei einer Kommune, bei einem (kommunalen) Unternehmen oder in der Privatwirtschaft für die Wartung oder Wartungsverträgen zuständig ist, mag manchmal etwas neidisch auf die Kolleg*innen blicken, die neue Bauvorhaben planen und Anlagen kaufen.

Das Thema Wartung ist ein eher stilles Thema. Ein Thema, dessen Wichtigkeit sich auf den zweiten Blick zeigt:

  • Fällt die Aufzugsanlage eines Tagungshotels längere Zeit aus, kann dies dazu führen, dass die Veranstaltung im kommenden Jahr in ein anderes Hotel verlegt wird (Umsatzeinbußen vermeiden)
  • Funktioniert eine Brandschutzanlage (z.B. die Sprinkleranlage in einer Tiefgarage) wegen eines unerkannten Defektes nicht, kann es gefährlich werden (Gefahren für Leib und Leben abwehren)
  • Der Austausch eines Teils durch ein besseres Teil oder das Update einer Software kann die Funktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit einer Anlage verbessern (Kosten sparen).

Häufig ist die Wartung wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll. Manchmal ist sie gar geboten.

Warten oder Warten lassen?

In der Praxis stellt sich dann die Frage, wer und von wem gewartet werden soll. Kann eigenes Personal die Aufgabe übernehmen - oder soll eine externe Firma beauftragt werden?

Die Antwort wird häufig vom verfügbaren Personal, der Art der Anlage, deren Bedeutung und Komplexität abhängen.

Vorschriften und Normen zur Wartung

Auch die Rechtslage kann den Abschluss eines Wartungsvertrages sinnvoll erscheinen lassen. So ist beim VOB/B-Vertrag der Abschluss eines Wartungsvertrages bei bestimmten Anlagen Voraussetzung dafür, dass die volle und nicht nur die halbe Verjährungsfrist gilt - vgl. § 13 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B:

 "Ist für Teile von maschinellen und elektrotechnischen/elektronischen Anlagen, bei denen die Wartung Einfluss auf Sicherheit und Funktionsfähigkeit haben nichts anderes vereinbart, beträgt für diese Anlagenteile die Verjährungsfrist für Mängelansprüche abweichend von Nr. 2 zwei Jahre, wenn der Auftraggeber sich dafür entschieden hat, dem Auftragnehmer die Wartung für die Dauer der Verjährungsfrist nicht zu übertragen; (...)".

Tipps für den Abschluss von Wartungsverträgen

Ist die Entscheidung gefallen, eine Firma mit der Wartung zu beauftragen, stellt sich die Frage, welche Inhalte der Vertrag haben soll. Ausgangspunkt wird meist ein Vertragsmuster sein. Sinnvolle und wichtige Vertragsinhalte können sein:

  • Die zu erbringenden Wartungsleistungen sollte umfassend beschrieben werden. Auch sollte vereinbart werden, welche Nebenleistungen (Anfahrten, Betriebsmittel etc.) im (Pauschal-) Preis enthalten sind.
  • Bei bestimmten Anlagen kann es sinnvoll sein, weitergehende Leistungen wie die Inspektion oder die Instandhaltung zu vereinbaren. Ist der Betreiber der Anlage auch Vermieter, sollten die jeweiligen Kosten dann getrennt ermittelt und ausgewiesen werden. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass Wartungskosten nicht mehr als Betriebskosten i.S.d. BetriebskostenVO umgelegt werden können.
  • Teure Instandhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen sollten vom Auftragnehmer nicht ohne Rücksprache ausgeführt werden. So lassen sich böse Überraschungen beim Preis vermeiden.
  • Es sollte geregelt werden, wie die Erbringung der Wartungsleistungen überprüft und dokumentiert wird.
  • Ggf. sollte eine schnelle Reaktionszeit des spezialisierten Fachunternehmens vereinbart werden.
Bsp: Wird der Aufzug des Tagungshotels rasch repariert, bekommen die Tagungsteilnehmer kaum etwas vom Ausfall mit oder es bleibt gar die rasche Behebung des Problems in guter Erinnerung.

Fazit

Wartung mag kein „ruhmreiches“ Thema sein. Es ist aber ein wichtiges Thema für die "Macher im Hintergrund".

Falls Sie Unterstützung bei der Prüfung und Gestaltung von Wartungsverträgen benötigen – rufen Sie gerne an: 0711/237510.